Politique de confidentialité
Privacy policy
Dernière mise à jour : 7 septembre 2026
Last updated: 7 September 2026
En résumé. Ce site ne dépose aucun cookie, ne charge aucune ressource depuis un service tiers et ne pratique aucun profilage. Nous mesurons l'audience avec notre propre outil, hébergé par nos soins et sans cookie. Les seules données que vous nous transmettez directement sont celles du formulaire de contact ; s'y ajoutent votre adresse IP et des données de navigation anonymes.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées via le site neo-rag.com est :
Sponge Theory
27 Rue Maximilien de Robespierre
78711 Mantes-la-Ville, France
E-mail : contact@sponge-theory.ai
Site web : https://neo-rag.com
Sponge Theory n'a pas désigné de délégué à la protection des données. Toute demande relative à vos données peut être adressée au contact ci-dessus.
2. Données collectées
2.1 Données transmises via le formulaire de contact
Lorsque vous nous écrivez depuis le site, nous collectons :
- votre nom (champ obligatoire) ;
- votre adresse e-mail (champ obligatoire) ;
- le nom de votre organisation (champ facultatif) ;
- le contenu de votre message (champ obligatoire) ;
- la langue d'affichage du site au moment de l'envoi, afin de vous répondre dans cette langue.
Merci de ne pas faire figurer dans le champ libre de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD, ni d'informations confidentielles appartenant à votre employeur.
2.2 Données techniques
- Adresse IP : enregistrée avec votre demande et utilisée pour limiter le nombre d'envois par période, afin de protéger le formulaire contre les envois automatisés et abusifs.
- Date et heure de la demande.
- Un champ piège, invisible et non renseigné par un utilisateur humain, sert à écarter les soumissions automatisées. Il ne collecte aucune donnée vous concernant.
2.3 Préférences enregistrées dans votre navigateur
Vos choix de langue et de thème (clair ou sombre) sont conservés dans le stockage local de votre navigateur. Ces informations ne quittent jamais votre appareil, ne sont pas transmises à nos serveurs et ne permettent pas de vous identifier. Strictement nécessaires au fonctionnement de l'affichage, elles ne requièrent pas de consentement préalable. Vous pouvez les effacer à tout moment en vidant les données de site de votre navigateur.
2.4 Mesure d'audience sans cookie
Nous mesurons la fréquentation du site avec Oriflux, notre propre outil d'analyse, développé et hébergé par Sponge Theory dans l'Union européenne. Aucune donnée de mesure n'est transmise à un tiers.
Pour chaque page consultée, sont enregistrés :
- l'URL consultée et la page d'où vous venez (référent) ;
- la résolution de votre écran ;
- des indicateurs techniques de performance d'affichage (temps de réponse, stabilité visuelle) ;
- votre adresse IP, dont le serveur dérive un pays et un identifiant de visite non réversible, renouvelé chaque jour, permettant de distinguer deux visites sans jamais vous identifier ni vous suivre d'un jour à l'autre.
Cette mesure repose sur notre intérêt légitime à connaître l'audience de notre site (art. 6.1.f du RGPD). Conformément à la position de la CNIL sur la mesure d'audience strictement nécessaire, elle est exemptée de consentement : elle ne dépose aucun cookie, n'écrit rien dans votre navigateur, ne procède à aucun recoupement avec d'autres traitements et ne permet pas le suivi entre sites.
Opposition automatique. Le signal Do Not Track ou Global Privacy Control de votre navigateur est respecté : s'il est actif, aucune mesure n'est effectuée.
Le script de mesure est servi depuis notre propre domaine et les données sont envoyées à notre serveur, qui les relaie. Votre navigateur ne contacte donc aucun domaine tiers lors de la consultation du site.
2.5 Ce que nous ne collectons pas
- Aucun cookie, quel qu'il soit : ni mesure d'audience, ni publicité, ni réseau social.
- Aucune ressource chargée depuis un service tiers : ni police de caractères distante, ni CDN, ni script hébergé ailleurs.
- Aucune empreinte numérique (fingerprinting), aucun suivi entre sites, aucun profilage publicitaire.
- Aucune décision automatisée, aucune revente ni location de données.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Données | Base légale |
|---|---|---|
| Répondre à votre demande de contact et échanger sur un projet | Nom, e-mail, organisation, message, langue | Mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b du RGPD) |
| Assurer un suivi commercial de votre demande | Nom, e-mail, organisation, message | Intérêt légitime à développer notre activité (art. 6.1.f), auquel vous pouvez vous opposer à tout moment |
| Protéger le formulaire contre les abus et les envois automatisés | Adresse IP, date et heure | Intérêt légitime à garantir la sécurité et la disponibilité du service (art. 6.1.f) |
| Organiser un rendez-vous que vous avez sollicité | Données que vous saisissez chez notre prestataire | Mesures précontractuelles à votre demande (art. 6.1.b) |
Aucun envoi de courrier électronique commercial n'est effectué sans base légale appropriée. Vous ne serez pas inscrit à une lettre d'information du seul fait de nous avoir contactés.
4. Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles au personnel de Sponge Theory chargé de la relation client. Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni communiquées à des tiers à des fins publicitaires.
Nous faisons appel aux sous-traitants suivants :
| Sous-traitant | Rôle | Données concernées | Localisation |
|---|---|---|---|
| Resend | Acheminement des e-mails de notification et d'accusé de réception | Nom, e-mail, organisation, message | États-Unis |
| Calendly | Prise de rendez-vous, uniquement si vous cliquez sur le lien de réservation | Données saisies dans le formulaire de réservation | États-Unis |
L'hébergement du site et le stockage des demandes de contact sont assurés sur l'infrastructure exploitée par Sponge Theory, située dans l'Union européenne. Aucun hébergeur tiers n'a accès au contenu des demandes.
5. Transferts hors de l'Union européenne
Les sous-traitants mentionnés ci-dessus sont établis aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les garanties appropriées prévues au chapitre V du RGPD, à savoir les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, la certification au titre du cadre de protection des données UE–États-Unis.
Si vous souhaitez nous contacter sans que vos données transitent par ces prestataires, écrivez-nous directement à contact@sponge-theory.ai plutôt que d'utiliser le formulaire ou le lien de rendez-vous.
6. Durées de conservation
- Demandes sans suite commerciale : trois (3) ans à compter du dernier contact, conformément à la recommandation de la CNIL en matière de prospection.
- Demandes ayant donné lieu à une relation contractuelle : conservées pendant la durée de la relation, puis selon les délais de prescription légale et les obligations comptables applicables.
- Adresses IP : la fenêtre de limitation de débit ne conserve l'adresse en mémoire vive que quelques minutes. L'adresse figurant dans le journal des demandes suit la durée de conservation de la demande associée.
7. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi « Informatique et Libertés », vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès (art. 15) : obtenir copie de vos données ;
- Droit de rectification (art. 16) : corriger des données inexactes ;
- Droit à l'effacement (art. 17), sous réserve de nos obligations légales de conservation ;
- Droit à la limitation du traitement (art. 18) ;
- Droit à la portabilité (art. 20) pour les traitements fondés sur le contrat ;
- Droit d'opposition (art. 21), notamment au suivi commercial fondé sur notre intérêt légitime ;
- Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@sponge-theory.ai. Nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Une preuve d'identité pourra vous être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.
8. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés :
9. Sécurité
Le site est servi exclusivement en HTTPS. Les demandes de contact sont enregistrées sur un volume dont l'accès est restreint aux administrateurs de l'infrastructure. Le formulaire est protégé par une limitation du nombre d'envois et par un champ piège anti-robot. La clé d'accès au service d'envoi d'e-mails est stockée comme secret d'exécution et n'apparaît jamais dans le code source.
Aucun système n'étant infaillible, ces mesures constituent une obligation de moyens. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits, vous en seriez informé conformément à l'article 34 du RGPD.
10. Périmètre de cette politique
La présente politique porte sur le seul site neo-rag.com. Elle ne couvre pas les traitements réalisés au sein de la plateforme NeoRAG déployée chez un client : dans ce cadre, le client est responsable de traitement et Sponge Theory intervient, le cas échéant, en qualité de sous-traitant, selon un accord distinct.
11. Modification de la politique
Cette politique peut être modifiée pour refléter une évolution du site ou de la réglementation. La version applicable est celle publiée sur cette page ; sa date de mise à jour figure en tête du document.
12. Contact
Pour toute question relative à cette politique ou à la protection de vos données : contact@sponge-theory.ai.
Voir également les mentions légales et les conditions générales d'utilisation.
In short. This site sets no cookies at all, loads no resource from any third-party service and performs no profiling. We measure traffic with our own tool, which we host ourselves and which uses no cookies. The only data you send us directly are those in the contact form; to these are added your IP address and anonymous browsing data.
1. Data controller
The controller of personal data collected through the neo-rag.com website is:
Sponge Theory
27 Rue Maximilien de Robespierre
78711 Mantes-la-Ville, France
Email: contact@sponge-theory.ai
Website: https://neo-rag.com
Sponge Theory has not appointed a data protection officer. Any request regarding your data may be sent to the contact above.
2. Data collected
2.1 Data submitted through the contact form
When you write to us from the site, we collect:
- your name (required);
- your email address (required);
- your organisation name (optional);
- the content of your message (required);
- the site's display language at the time of sending, so that we reply in that language.
Please do not include, in the free-text field, special-category data within the meaning of article 9 GDPR, nor confidential information belonging to your employer.
2.2 Technical data
- IP address: recorded with your request and used to limit the number of submissions per period, protecting the form against automated and abusive sending.
- Date and time of the request.
- A honeypot field, invisible and never filled in by a human user, is used to discard automated submissions. It collects no data about you.
2.3 Preferences stored in your browser
Your language and theme (light or dark) choices are kept in your browser's local storage. This information never leaves your device, is not transmitted to our servers and cannot identify you. Being strictly necessary for display purposes, it requires no prior consent. You may erase it at any time by clearing your browser's site data.
2.4 Cookieless audience measurement
We measure site traffic with Oriflux, our own analytics tool, developed and hosted by Sponge Theory within the European Union. No measurement data is passed to any third party.
For each page viewed, the following are recorded:
- the URL visited and the page you came from (referrer);
- your screen resolution;
- technical display-performance indicators (response time, visual stability);
- your IP address, from which the server derives a country and a non-reversible visit identifier, rotated daily, allowing two visits to be told apart without ever identifying you or tracking you from one day to the next.
This measurement relies on our legitimate interest in understanding our site's audience (art. 6(1)(f) GDPR). In line with the French supervisory authority's position on strictly necessary audience measurement, it is exempt from consent: it sets no cookie, writes nothing to your browser, is not cross-referenced with any other processing and enables no cross-site tracking.
Automatic opt-out. Your browser's Do Not Track or Global Privacy Control signal is honoured: if it is enabled, no measurement takes place.
The measurement script is served from our own domain and the data are sent to our own server, which relays them. Your browser therefore contacts no third-party domain while browsing the site.
2.5 What we do not collect
- No cookies of any kind: no analytics, advertising or social-network cookies.
- No resource loaded from a third-party service: no remote fonts, no CDN, no externally hosted script.
- No fingerprinting, no cross-site tracking, no advertising profiling.
- No automated decision-making, no sale or rental of data.
3. Purposes and legal bases
| Purpose | Data | Legal basis |
|---|---|---|
| Responding to your enquiry and discussing a project | Name, email, organisation, message, language | Pre-contractual steps taken at your request (art. 6(1)(b) GDPR) |
| Commercial follow-up of your enquiry | Name, email, organisation, message | Legitimate interest in developing our business (art. 6(1)(f)), which you may object to at any time |
| Protecting the form against abuse and automated submissions | IP address, date and time | Legitimate interest in ensuring the security and availability of the service (art. 6(1)(f)) |
| Arranging a meeting you have requested | Data you enter with our provider | Pre-contractual steps at your request (art. 6(1)(b)) |
No commercial email is sent without an appropriate legal basis. You will not be subscribed to a newsletter merely for having contacted us.
4. Recipients and processors
Your data are accessible to Sponge Theory staff responsible for customer relations. They are neither sold, rented, nor disclosed to third parties for advertising purposes.
We use the following processors:
| Processor | Role | Data concerned | Location |
|---|---|---|---|
| Resend | Delivery of notification and acknowledgement emails | Name, email, organisation, message | United States |
| Calendly | Meeting scheduling, only if you click the booking link | Data entered in the booking form | United States |
Hosting of the site and storage of contact requests are provided on infrastructure operated by Sponge Theory, located within the European Union. No third-party host has access to the content of requests.
5. Transfers outside the European Union
The processors listed above are established in the United States. Those transfers are framed by the appropriate safeguards provided for in Chapter V GDPR, namely the European Commission's standard contractual clauses and, where applicable, certification under the EU–US Data Privacy Framework.
If you would rather contact us without your data passing through those providers, write directly to contact@sponge-theory.ai instead of using the form or the booking link.
6. Retention periods
- Enquiries with no commercial follow-up: three (3) years from the last contact, in line with the French supervisory authority's recommendation on prospecting.
- Enquiries leading to a contractual relationship: retained for the duration of the relationship, then according to applicable statutory limitation periods and accounting obligations.
- IP addresses: the rate-limiting window keeps the address in memory for a few minutes only. The address recorded in the request log follows the retention period of the associated request.
7. Your rights
Under the GDPR and the French Data Protection Act, you have the following rights:
- Access (art. 15): obtain a copy of your data;
- Rectification (art. 16): correct inaccurate data;
- Erasure (art. 17), subject to our statutory retention obligations;
- Restriction of processing (art. 18);
- Portability (art. 20) for processing based on a contract;
- Objection (art. 21), in particular to commercial follow-up based on our legitimate interest;
- Setting directives as to the fate of your data after your death.
To exercise these rights, write to contact@sponge-theory.ai. We reply within one month of receiving the request. Proof of identity may be requested where there is reasonable doubt as to the identity of the requester.
8. Complaint to the supervisory authority
If, after contacting us, you consider that your rights are not respected, you may lodge a complaint with the French data protection authority:
9. Security
The site is served exclusively over HTTPS. Contact requests are recorded on a volume whose access is restricted to infrastructure administrators. The form is protected by submission rate limiting and an anti-bot honeypot field. The email delivery service key is stored as a runtime secret and never appears in the source code.
As no system is infallible, these measures constitute a best-efforts obligation. In the event of a data breach likely to result in a high risk to your rights, you would be informed in accordance with article 34 GDPR.
10. Scope of this policy
This policy covers the neo-rag.com website only. It does not cover processing carried out within a NeoRAG platform deployed at a customer's premises: in that context the customer is the controller and Sponge Theory acts, where applicable, as a processor under a separate agreement.
11. Changes to this policy
This policy may be amended to reflect changes to the site or to applicable regulations. The applicable version is the one published on this page; its update date appears at the top of the document.
12. Contact
For any question regarding this policy or the protection of your data: contact@sponge-theory.ai.
See also the legal notice and the terms of use.